Se lavori nel campo dell’ingegneria, dell’architettura o in qualsiasi ambito tecnico, sicuramente avrai a che fare, prima o poi, con una relazione tecnica. Sapere come scrivere una relazione tecnica è fondamentale per descrivere in dettaglio un progetto, un esperimento o una ricerca tecnica. Ciò perché questo tipo di elaborato è, di fatto, il mezzo attraverso il quale puoi comunicare i risultati delle tue analisi, delle tue progettazioni o dei tuoi esperimenti in modo chiaro e strutturato.

Quello che rende una relazione tecnica così essenziale è la sua capacità di trasmettere informazioni complesse in modo comprensibile e precisa: un buon documento ti permette di mostrare la tua professionalità, di giustificare le tue scelte progettuali e di dimostrare che le tue soluzioni sono ben fondate e basate su dati concreti. Ci sono alcune “regole” da rispettare quando ti approcci alla scrittura di una relazione tecnica. Vediamole insieme.

Come preparare la scrittura di una relazione tecnica

Abbiamo detto che la relazione tecnica è un documento che serve per descrivere con assoluta precisione l’andamento di un progetto o di un esperimento. Come tale, prima di iniziare a scrivere una relazione tecnica, dovrai prepararti adeguatamente. Ma come ci si prepara esattamente per scrivere una relazione tecnica? Ecco alcuni passi fondamentali da seguire.

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Raccogli tutte le informazioni e i dati necessari

Il primo passo nella preparazione di una relazione tecnica è la raccolta delle informazioni e dei dati. In altre parole, dovrai fare un inventario completo di tutte le risorse che hai a disposizione: risultati di esperimenti, misurazioni, dati statistici, studi precedenti, disegni tecnici e qualsiasi altro tipo di documentazione rilevante per il tuo elaborato.

Un’accortezza: assicurati che tutti i dati siano aggiornati e verificabili. Questo perché la qualità delle informazioni che includi nella tua relazione determinerà la credibilità del tuo lavoro, quindi prendi il tempo necessario per raccogliere tutto ciò di cui hai bisogno.

Identifica il pubblico a cui ti rivolgi

Un aspetto altrettanto importante da considerare è il pubblico a cui la tua relazione tecnica è destinata. La scrittura tecnica deve sempre tener conto del lettore finale. Stai scrivendo per altri ingegneri, per manager, per clienti o per un comitato accademico? Ogni gruppo avrà un livello di conoscenza tecnica diverso e aspettative specifiche. Ad esempio, se stai scrivendo per un pubblico tecnico, puoi utilizzare un lessico più alto e di settore e concetti complessi.

Se invece il tuo pubblico non è tecnico, dovrai semplificare i concetti e spiegare termini e acronimi.

Definire gli obiettivi della relazione

Prima di iniziare a scrivere, dovrai avere chiari gli obiettivi della tua relazione tecnica. Cosa vuoi ottenere? Stai cercando di informare, di convincere, di documentare o di risolvere un problema?

Definire l’obiettivo della tua relazione ti aiuterà a mantenere il focus durante la scrittura e a strutturare le informazioni in modo logico e coerente. Un buon punto di partenza è creare una lista degli argomenti principali che vuoi trattare e organizzarli in un ordine che segua il filo logico del tuo discorso. Dopodiché, potrai organizzarli in una scaletta (e ora ti spiegheremo come fare).

Qual è la struttura di una relazione tecnica?

Se stai scrivendo una relazione tecnica da zero per la prima volta, abbiamo una buona notizia: non dovrai partire da zero. Sì, perché una relazione tecnica ben scritta segue una struttura chiara e logica, che permette al lettore di comprendere facilmente le informazioni presentate.  Ciò si traduce in una sorta di scaletta dei contenuti, che definisce la struttura della tua relazione. Ci sono infatti degli elementi che devono essere presenti in ogni relazione tecnica. Questi sono:

• Titolo. Il titolo della tua relazione tecnica dovrebbe essere conciso ma informativo, perché deve far capire subito l’argomento principale e l’obiettivo del documento. Un buon titolo attira l’attenzione del lettore e dà un’idea immediata del contenuto della relazione. Un consiglio: evita titoli vaghi o troppo generici. Ad esempio, anziché intitolare la tua relazione “Analisi del progetto,” un titolo più efficace potrebbe essere “Analisi dell’efficienza energetica nel progetto di ristrutturazione dell’edificio X.”;
• Abstract. L’abstract è un breve riassunto della relazione. In pratica, è una panoramica degli obiettivi, delle metodologie, dei risultati principali e delle conclusioni. Deve essere scritto in modo sintetico ma completo, permettendo al lettore di comprendere rapidamente l’essenza del documento;
• Introduzione. Nella sezione introduttiva, descrivi il contesto e gli obiettivi della relazione tecnica. Spiega perché il tema è importante e quali sono le domande o i problemi che stai per affrontare nel tuo elaborato. A seconda del pubblico a cui ti rivolgi, potrebbe essere utile inserire anche un breve background per aiutare il lettore a comprendere meglio il contenuto successivo;
• Metodologia. Questa parte descrive nel dettaglio i metodi utilizzati per la raccolta e l’analisi dei dati. Per poter essere efficace, deve essere sufficientemente chiara e dettagliata affinché un altro professionista possa replicare lo studio o l’analisi seguendo le stesse procedure;
• Risultati. Presenta i risultati ottenuti dalla tua ricerca o analisi in modo chiaro e strutturato. Puoi aiutarti con tabelle, grafici e figure per rendere più comprensibili i dati e per evidenziare i punti più importanti;
• Discussione. In questa sezione, puoi dedicarti ad interpretare i risultati ottenuti, discutendo le loro implicazioni e confrontandoli con quelli di studi precedenti, se disponibili. Analizza anche eventuali limitazioni del tuo studio e suggerisci come queste potrebbero influire sui risultati;
• Conclusioni. Concludi la tua relazione tecnica sintetizzando i risultati principali e le tue considerazioni. Fai anche delle raccomandazioni basate sui dati e sulle analisi presentate, indicando possibili azioni future o aree per ulteriori ricerche;
• Bibliografia. Qui elenca tutte le fonti che hai consultato e citato nella tua relazione;
• Appendici. Infine, l’appendice include materiali supplementari che supportano la relazione, come dati grezzi, calcoli dettagliati, o informazioni aggiuntive che non sono fondamentali per la comprensione principale ma che potrebbero essere utili per approfondimenti.

Come scrivere la relazione tecnica: i consigli da seguire

Ora che abbiamo visto la struttura di una relazione tecnica, passiamo alla scrittura vera e propria. Per prima cosa, una relazione tecnica deve essere scritta con un linguaggio chiaro e diretto. Evita frasi troppo complesse o giri di parole che potrebbero confondere il lettore. Se hai dei dubbi su come esporre un argomento, ricorda che lo scopo è trasmettere informazioni precise e dettagliate, quindi è importante utilizzare termini tecnici corretti, ma spiegandoli se non sono di uso comune.

Altrettanto importante è il tono di una relazione tecnica, che deve essere formale e obiettivo. Se la relazione è tecnica, dovrai evitare i tuoi pareri personali (con frasi come “secondo me”), ma al contrario dovrai mantenere un linguaggio neutro, evitando espressioni colloquiali o soggettive.

Infine, ma non per importanza, dovrai dedicare attenzione alla parte visiva. Grafici, tabelle e immagini sono strumenti estremamente utili per rendere una relazione tecnica più comprensibile e interessante. Utilizzali per presentare dati complessi in modo visivo, facilitando la lettura dei dati e il confronto. Assicurati che ogni grafico o tabella sia accompagnato da una breve descrizione che ne spiega il contenuto e la “chiave” di lettura.

Ora non ti resta che iniziare a scrivere la tua relazione tecnica.

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