È indiscusso che negli ultimi anni, il mondo del lavoro ha vissuto trasformazioni significative grazie all’implementazione di tecnologie innovative. Una delle più rilevanti è la Robotic Process Automation (RPA), ovvero l’automazione dei processi robotici. Questa tecnologia si propone come una soluzione efficace per migliorare l’efficienza operativa e ridurre i costi, ma è fondamentale comprenderne la natura e le potenzialità per apprezzarne appieno l’impatto nel contesto lavorativo.

Definizione di RPA

La Robotic Process Automation è una tecnologia che utilizza software robotico per automatizzare attività ripetitive e basate su regole, tipicamente eseguite da operatori umani. Questi “robot” sono in grado di interagire con applicazioni e sistemi informatici esattamente come farebbe un umano, ma con una maggiore velocità, precisione e capacità di operare 24 ore su 24 senza necessità di pause o riposo.

L’RPA non prevede la sostituzione totale del lavoro umano, quanto piuttosto l’assistenza agli operatori, liberandoli da compiti monotoni e consentendo loro di concentrarsi su attività più strategiche e creative. I software RPA possono gestire una varietà di processi, quali l’immissione di dati, la gestione di fatture, la generazione di report e la riconciliazione di conti.

Caratteristiche principali

Le caratteristiche distintive dell’RPA includono:

• interfaccia utente (gli strumenti di RPA possono interagire con qualsiasi applicazione che abbia un’interfaccia grafica, rendendo superfluo l’accesso diretto al codice sorgente o ai database sottostanti);
• facilità d’uso (molti software RPA offrono interfacce intuitive che permettono anche a personale non tecnico di configurare e gestire i processi automatizzati);
• scalabilità (le soluzioni RPA possono essere scalate facilmente per adattarsi a flussi di lavoro variabili, contribuendo a gestire picchi di domanda senza dover aumentare il personale);
• integrazione (l’RPA può integrarsi con lezioni già esistenti senza necessità di modifiche strutturali, risultando quindi una scelta vantaggiosa per le aziende);
• analisi dei dati (alcuni strumenti RPA avanzati possono raccogliere e analizzare dati, fornendo reportistica utile per prendere decisioni più informate).

Perché l’RPA sta rivoluzionando il lavoro?

La diffusione dell’RPA è alimentata da diverse dinamiche che stanno ridefinendo il modo in cui le organizzazioni operano. Tra i motivi principali troviamo:

• aumento dell’efficienza (automatizzando processi ripetitivi, le aziende possono incrementare notevolmente la produttività. I robot RPA funzionano a una velocità superiore rispetto agli esseri umani, riducendo il tempo necessario per completare i compiti e aumentando il throughput complessivo);
• riduzione dei costi (l’implementazione di RPA consente alle aziende di ottenere risparmi significativi sui costi operativi. Meno risorse sono richieste per svolgere compiti manuali, permettendo di ridurre il personale dedicato a queste attività e riorientare i fondi verso aree più strategiche);
• miglioramento della qualità (i robot RPA operano sulla base di regole predefinite e non commettono errori dovuti a stanchezza o distrazione. Questo aumenta la qualità del lavoro svolto e diminuisce i problemi legati a inefficienze umane, come errori di trascrizione o calcoli errati);
• maggiore soddisfazione del personale (liberando i dipendenti da compiti ripetitivi, l’RPA porta a una maggiore soddisfazione lavorativa. I collaboratori possono dedicarsi a compiti più stimolanti e creativi, contribuendo a migliorare il morale e la motivazione all’interno del team);
• adattamento alla trasformazione digitale (in un contesto economico e tecnologico in continua evoluzione, le aziende si trovano a dover adottare strategie di trasformazione digitale. L’integrazione dell’RPA è un passo cruciale per rimanere competitivi, permettendo alle organizzazioni di rispondere rapidamente alle mutevoli esigenze del mercato);
• sostenibilità aziendale (l’RPA contribuisce anche agli obiettivi di sostenibilità delle aziende, poiché l’automazione di processi può ridurre il consumo di carta e altri materiali. Inoltre, una forza lavoro più efficiente può portare a una minore impronta di carbonio).

RPA e AI

La RPA combina API e interazioni con l’interfaccia utente (UI) per integrare ed eseguire attività ripetitive tra applicazioni aziendali e di produttività. Implementando script che emulano i processi umani, gli strumenti RPA completano l’esecuzione autonoma di varie attività e transazioni su sistemi software non correlati.

Questa forma di automazione utilizza un software basato su regole per eseguire attività di processi aziendali ad alto volume, liberando risorse umane per dare priorità ad attività più complesse. La RPA consente ai CIO e ad altri decisori di accelerare le proprie iniziative di trasformazione digitale e generare un ritorno sull’investimento (ROI) più elevato dal personale.

Affinché gli strumenti RPA sul mercato rimangano competitivi, dovranno andare oltre l’automazione delle attività ed espandere la loro offerta per includere l’automazione intelligente (IA).

L’automazione intelligente dei processi richiede qualcosa di più dei semplici sistemi RPA basati su regole. La Robotic Process Automation viene spesso confusa con l’intelligenza artificiale (AI), ma le due cose sono nettamente diverse.

La differenza fondamentale è che la RPA è basata sui processi, mentre l’AI è basata sui dati. I bot RPA possono solo seguire i processi definiti dall’utente finale, mentre i bot AI utilizzano il machine learning per riconoscere modelli nei dati, in particolare quelli non strutturati, e imparare nel tempo. In altre parole, l’AI ha lo scopo di simulare l’intelligenza umana, mentre la RPA serve esclusivamente a replicare attività dirette dall’uomo.

Al di là di ciò, la RPA e l’AI si completano a vicenda. La RPA consente inoltre di agire più rapidamente sugli insight dell’AI anziché dover attendere le implementazioni manuali. Se da un lato la RPA ridurrà la necessità di alcuni ruoli lavorativi, dall’altro favorirà la crescita di nuovi ruoli per svolgere attività più complesse. Istruendo il personale e investendo in programmi di formazione, è possibile preparare i team ai continui cambiamenti in termini di priorità.

Applicazioni della RPA

Esistono diversi settori che utilizzano la tecnologia RPA, tra i quali:

• finanziario e contabile (oggi, oltre 1 bot su 3 opera nel settore finanziario, e questo non sorprende, data l’adozione precoce dell’automazione da parte delle banche. Una banca implementa migliaia di bot per automatizzare l’inserimento manuale di elevati volumi di dati);
• assicurativo (reclami);
• vendita al dettaglio (l’ascesa dell’e-commerce ha reso la RPA una componente integrante del moderno settore della vendita al dettaglio, che ha migliorato le operazioni di back office e l’esperienza del cliente. Le applicazioni più diffuse includono la gestione delle relazioni con i clienti, la gestione del magazzino e degli ordini, l’elaborazione del feedback dei clienti e il rilevamento delle frodi)
• assistenza sanitaria (l’accuratezza e la conformità sono fondamentali per il settore sanitario).

Sfide e riflessioni etiche

Nonostante i molteplici vantaggi, l’implementazione dell’RPA non è priva di sfide. Una delle principali preoccupazioni riguarda il possibile impatto sul mercato del lavoro. Sebbene l’RPA crei opportunità per ruoli più qualificati e creativi, può anche comportare la perdita di posti di lavoro per coloro che svolgono compiti semplici e ripetitivi. È quindi fondamentale che le aziende sviluppino piani di formazione e riqualificazione per i propri dipendenti.

Inoltre, la dipendenza dall’RPA solleva questioni di sicurezza informatica e privacy, in quanto i software RPA possono avere accesso a dati sensibili. È essenziale implementare misure adeguate per garantire la protezione dei dati.

Considerazioni finali

In linea di massima, la Robotic Process Automation rappresenta una delle innovazioni più significative nel panorama lavorativo contemporaneo. La sua capacità di automatizzare processi ripetitivi non solo migliora l’efficienza e riduce i costi, ma contribuisce anche a una maggiore soddisfazione del personale e a una migliore qualità del lavoro. Tuttavia, è importante affrontare le sfide legate alla sua implementazione in modo etico e responsabile, garantendo che i benefici dell’RPA siano equamente distribuiti all’interno delle organizzazioni e della società nel suo complesso. Con una pianificazione adeguata e un approccio strategico, l’RPA può davvero rivoluzionare il lavoro, preparando le aziende a affrontare le sfide future nella nuova era digitale.

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